Aprender a redigir um e-mail é uma das tarefas mais comuns que todo profissional deve ser capaz de executar no cotidiano corporativo. O conteúdo do texto, no entanto, não é a único elemento que influenciará a percepção que os colegas podem ter do profissional. Aspectos como a organização de assuntos e o preenchimento correto dos campos obrigatórios de destino e assinatura interferem na percepção da importância da mensagem e podem garantir que você não será ignorado.

Confira algumas dicas que vão ajudar você a não ser ignorado nas mensagens:

 

1. Mandar um e-mail quando o assunto deve ser tratado pessoalmente

Se você está escrevendo um e-mail que terá grande repercussão ou se contém um teor emocional, então a melhor opção é a conversa cara a cara. O escritor William Schwalbe diz à Fast Company que isso ocorre porque os textos não traduzem bem tons e inflexões das frases. 

2. Campo “assunto” preenchido com texto vago ou inútil

Não dê a chance de alguém excluir seu e-mail sem conferir o conteúdo. Quanto mais direto, melhor, assim você poderá captar a atenção do destinatário.

3. Seja objetivo na mensagem

A maioria das comunicações do dia a dia é longa e incoerente. Vá direto ao ponto. As pessoas são ocupadas, não querem que você fique divagando.

4. Copiar muitas pessoas e responder a todas

Uma dica para saber se devemos ou não responder um e-mail com vários destinatários é verificar em qual campo estamos. Se você está no campo “para” é porque espera-se uma resposta ou procedimento, mas se está no “CC” é provável que esteja ali apenas para ciência da situação.   Ao encaminhar um e-mail, preste atenção para identificar previamente quem são os destinatários que precisam recebê-lo. Copiar todos os colegas de trabalho pode, simplesmente, servir para lotar a caixa de entrada. 

5. Não usar saudação

É de bom tom cumprimentar seu interlocutor antes de destinar seu questionamento ou recado. As saudações são facultativas após o primeiro contato e dependem da situação, mas são importantes para uma boa impressão no início da conversa.

6. Não checar gramática e ortografia

A escritora Natalie Canavor diz que é falta de respeito enviar e-mails com erros ortográficos. Pior: além de ser encarado como um profissional que não leva suas tarefas a sério, corre o risco de virar piada.

7. Não definir a ação esperada

Caso o seu e-mail não exija resposta ou ação, então ele poderá ser visto como uma comunicação inútil.   Você deve requerer ao final do texto qual ação pode ser tomada para solucionar o dilema que o levou a escrevê-lo. Algumas opções são exigir uma resposta ou a execução de uma tarefa, dependendo de seu nível hierárquico e da situação em questão. 

8. Fazer do e-mail um chat

Se a conversa já se estendeu para quatro ou cinco mensagens, é possível que ela não deva ser feita por e-mail. O ideal para definir se este é o melhor caminho é verificar se algum resultado foi obtido com a troca de textos. Se a resposta for negativa, pegue o telefone ou vá até a mesa de seu colega. 

9 – Não importa o público, escreva de forma simples e clara. Demora mais, mas vale a pena. O que você quer não é uma justificava longa – só uma resposta, de preferência afirmativa.